Voor een boekhouding geldt een bewaarplicht. Alle relevante document van een boekhouding dien je een aantal jaren te bewaren. De boekhouding bewaren kan je digitaal doen, in de vorm van een digitale administratie, maar ook op papier.
Inhoudsopgave
Hoe lang dien je de boekhouding te bewaren?
De fiscale bewaarplicht geldt voor iedere ondernemer. Maar ook voor particulieren is het verstandig gegevens van de administratie te bewaren.
Als ondernemer dien je de administratie 7 jaar te bewaren. Alles wat te maken heeft met onroerende zaken dien je zelfs 10 jaar te bewaren.
Bewaarplicht voor particulieren
Voor particulieren geldt er geen harde bewaarplicht. De belastingdienst mag tot 5 jaar teruggaan bij een belastingcontrole en daarbij tot 5 jaar terug belasting navorderen.
En hierbij is het van belang dat er vanuit het oogpunt van belastingen er een omgekeerde bewijslast geldt. Daarom is het verstandig belangrijke documenten overzichtelijk te bewaren. De boekhouding bewaren is dus eigenlijk voor iedereen aan te bevelen.
Jij moet aantonen dat iets klopt. Dus ook al zijn particulieren niet verplicht hun administratieve gegevens zoals bankafschriften en loonstrookjes te bewaren, het is wel degelijk verstandig om dit te doen.
Hierbij kan je denken aan zaken zoals jaaropgaven van de werkgever en banken en deze in ieder geval 5 jaar te bewaren. Maar zeer zeker ook zaken die te maken hebben met aftrekposten zoals ziektekosten.
Weke administratieve gegevens en documenten dien je te bewaren?
Alle gegevens die relevant zijn voor de boekhouding ben je wettelijk verplicht te bewaren. Dit geldt ook voor computerprogramma gegevens. De boekhouding bewaren gaat echter verder dan alleen bonnetjes en facturen.
Heb je bijvoorbeeld een bedrag uitgegeven aan sponsoring, dan is het ook verstandig om de onderliggende documenten, die aantonen dat het om sponsoring gaat en niet om representatiekosten, te bewaren.
Heb je een zakenreis gemaakt om bijvoorbeeld met een leverancier te overleggen, dan zou je ook een agenda of notulen van deze vergadering moeten bewaren. Zo kan je aantonen dat het daadwerkelijk een reis was met een zakelijk karakter en geen privé reis.
Digitaal opslaan van gegevens
Het bewaren van bonnetjes en facturen kan je in mijn opinie het beste doen in een digitaal archief van een online boekhoudprogramma.
Dit omdat het dan ook eenvoudig te zien is, hoe en waar deze documenten in de boekhouding zijn verwerkt. Gebruik je geen digitaal archief in jouw boekhoudprogramma, dan zou ik in ieder geval altijd digitale kopieën bewaren. Ten eerste is dit overzichtelijk en ten tweede voorkom je dat documenten na verloop van tijd onleesbaar worden.
Online boekhoudprogramma`s zoals Rompslomp, maar ook het Acumulus boekhoudprogramma of Visma eAcounting bieden allemaal de mogelijkheid van een digitaal archief.
Maak een register van belangrijke documenten
Documenten buiten het digitale archief van een online boekhoudprogramma dien je wel gestructureerd te bewaren. Een systeem waarbij je een document eenvoudig kan terugvinden en dat je niet honderden documenten dient te openen en te bekijken om iets te vinden is essentieel.
Dit kan je doen door de documenten heldere namen te geven waar je bijvoorbeeld de naam en datum in verwerkt. Daarnaast is het verstandig voor documenten die je niet direct in de boekhouding worden verwerkt, zoals notulen en dergelijke, een register in een excel bij te houden.
Door het nummer van het digitale documenten met zaken zoals een korte omschrijving, datum etc. op te nemen in een register zorgt ervoor dat je deze later eenvoudig kan terugvinden.
Zorg voor een goede eerste indruk bij een belastingcontrole
Indien je meer pagina`s of berichten op de website boekhoudprogramma advies hebt gelezen, dan zal je inmiddels al wel weten dat ik er persoonlijk van overtuigd ben dat een goede indruk bij een belastingcontrole essentieel is.
Kan je direct een lijst overleggen met alle relevante documenten, dan zal een belastinginspecteur direct de indruk krijgen dat jouw boekhouding op orde is en zal de controle snel en soepel verlopen.
Afspraken maken met de belastingdienst is iets wat mogelijk is in Nederland. Je zou kunnen proberen een kortere bewaartermijn overeen te komen. In de praktijk dien je echter over een grote onderneming te beschikken om in staat te zijn dergelijk afspraken te maken.
Hoe dien je de gegevens te bewaren?
Het uitgangspunt is dat de het voor de belastinginspecteur eenvoudig moet zijn een boekhouding te controleren. De vorm waarin je documenten bewaard mag jezelf bepalen. Bonnetjes en facturen bewaren in een schoenendoos voldoet echter niet.
Je hebt echter wel de keuze om zaken digitaal te bewaren of gewoon op papier. Bewaar je document in papiervorm, houdt er dan wel rekening mee dat deze leesbaar blijven, Vooral met bonnetjes is dit na verloop van tijd een probleem. Daarom heeft digitaal bewaren sterk mijn voorkeur.
