App`s zijn niet meer weg te denken uit het dagelijks leven. Het totaal aantal mobiele apps in de appstore gaat richting de 5 miljoen op dit moment. Dan mag een boekhoud app uiteraard niet ontbreken.
Een app is een uitbreiding
De gehele boekhouding verzorgen vanuit een app vind ik persoonlijk niet echt handig.In mijn opinie is een boekhoud app dan ook een aanvulling op het boekhoudprogramma dat je gebruikt.
De goede boekhoudprogramma`s komen tegenwoordig allemaal met een app inbegrepen. Zo hebben bijvoorbeeld de programma`s zoals e boekhouden, Rompslomp en Myfinance allemaal een app.
De toegevoegde waarde van een boekhoud app
Er zijn mijn inziens meerdere voordelen van de toevoeging van een app aan een boekhoudprogramma:
Overal de boekhouding inzien
Je kunt overal waar je bent snel en overzichtelijk je gegevens bekijken. Denk bijvoorbeeld aan de openstaande posten voor debiteuren en crediteuren maar ook de kaspositie van jouw onderneming. Maar je kunt bijvoorbeeld ook het btw overzicht even bekijken voordat je de goedkeuring geeft om deze te versturen naar de belastingdienst. Heb je een boekhouder in dienst dan kan je via een app ook eenvoudig eenvoudig een oogje in het zeil houden.
Direct bonnen en facturen verwerken
Je kunt met een app bijvoorbeeld een bonnetje inscannen. Dit is een groot voordeel. Er raken nog steeds heel veel bonnetjes zoek, bij mensen die veel onderweg zijn. Heb je de discipline om deze direct in te scannen dan is dit probleem opgelost. Bovendien kan je deze dan ook direct in het digitale archief opslaan zodat je voldoet aan de bewaarplicht van de belastingdienst. Maar ook een urenregistratie of rittenadministratie kan je direct bijwerken.
Samenvattend zijn dit de extra mogelijkheden die een app biedt:
- Direct een foto maken van een factuur of bon, die je direct in de boekhouding kunt laden.
- Uren en rittenregistratie direct bijwerken.
- Over, snel en gemakkelijk diverse overzichten bekijken.
Online boekhouden
Een boekhoud app komt in combinatie met een online boekhoudprogramma. Het verwerken van meerdere bonnen of facturen, of het voorbereiden van de btw aangifte zou ik persoonlijk doen vanuit de online omgeving van het boekhoudprogramma en niet met de smartphone of tablet. Dit werkt toch net iets gemakkelijker en eenvoudiger.
Aan de andere kant, ben je met vakantie en moet je de btw aangifte versturen dan zou je dit natuurlijk vanuit de app kunnen regelen.
Beste boekhouding apps
De verschillende apps van bijvoorbeeld Rompslomp, e-boekhouden.nl, Myfinance of exact online doen mijn inziens niet veel voor elkaar onder.
De app is dan ook geen criteria op basis waarvan je jouw keuze zou moeten maken Het is een goede toevoeging en heel gemakkelijk voor onderweg, maar alle genoemde programma`s bieden een degelijke app.
Kosten van een boekhoud app
Zoals al gezegd is een app standaard bij een online boekhoudprogramma inbegrepen. Voor het gebruik ervan worden geen extra kosten in rekening gebracht. Met de bedragen die je per maand betaald voor jouw boekhoudprogramma, heb dus direct de beschikking over de administratie app.
Besturingssystemen
Apps zijn er voor Android, Apple en Windows. Dit is een overzicht voor de verschillende platformen waarvoor de apps beschikbaar zijn
- E-boekhouden.nl: Android, Apple en Windows
- Rompslomp: Android, Apple en Windows
- Myfinance: Android, Apple
Uitbreiden met apps
Naast dat het boekhoudprogramma een app aanbiedt, zijn er ook andere apps die beschikbaar zijn waarmee je het boekhoudprogramma kunt uitbreiden. Er dient dan wel de mogelijkheid te zijn om de gewenste app te koppelen. Het is niet zo dat je zomaar iedere app in samenhang met de boekhoud app kan gebruiken.
Uitbreidingen kunnen bijvoorbeeld zijn; diverse rapportage software, incasso app of een crm systeem.
Zijn er bepaalde apps die je nodig hebt, of zijn er apps waarvan je gebruik zou willen maken dan is het bij boekhoudprogramma`s vergelijken raadzaam te kijken of deze apps ook met jouw boekhoud app functioneren.
Wees selectief met het toevoegen van apps
Persoonlijk ben ik er wel een groot voorstander van om echt alleen apps te gebruiken die een toegevoegde waarde hebben en niet lukraak apps toe te voegen. Dit maakt het overzichtelijk en kan eventueel de data security negatief beïnvloeden. Elke app die je gebruikt moet jouw data goed beschermen.
Je kunt altijd een e mail naar de maker van een app sturen om dit na te vragen.
