Wellicht denk je, ik doe de boekhouding zoals ik dat wil. Voor een groot gedeelte klopt dat, maar de belastingdienst boekhouding heeft wel voorschriften waaraan je jezelf moet houden. Dat is wettelijk verplicht. Het algemene uitgangspunt is dat je een goede administratie moet bijhouden. Doe je dat niet dan kan dat tot problemen leiden met de belastingdienst.

En als er één ding is wat je niet wilt als ondernemer, is dat nu net problemen met de belastingdienst.

Bewaarplicht

Er geld een bewaarplicht van zeven  jaar voor de basis informatie. Daartoe behoort bijvoorbeeld:

• Het grootboek
• Debiteuren & crediteuren administratie
• Voorraadadministratie
• Inkoop- en verkoopfacturen
• De eventuele salarisadministratie.

Er geldt een uitzondering voor alles betreffende onroerend goed. Hier dient u alles 10 jaar te bewaren.

Mijn advies hier om alles te scannen. Vooral bijvoorbeeld bonnetjes die u heeft voor contante aankopen zijn naar een paar jaar niet meer te lezen. Daarom is een digitale kopie aan te bevelen.

Belastingdienst boekhouding. Welke zaken dient u te bewaren?

Dit is meer dan dat u misschien zou verwachten. In principe hoort alles wat u vastlegt, of het nu digitaal of op papier is bij uw administratie. Dus ook bijvoorbeeld notulen van vergaderingen, uw agenda met afspraken, contact met klanten. Daarnaast zijn er de zaken die u waarschijnlijk wel had verwacht:

• Inkomende en uitgaande facturen
• Betalingen en ontvangsten
• Software en database bestanden.

Mijn motto hier is, liever teveel bewaren dan te weinig. Deze gegevens zijn bijvoorbeeld ook van belang voor btw aangifte. Hier moet u bijvoorbeeld ook overzichten bewaren van zaken die u privé en zakelijk gebruikt. Denk hierbij aan een auto of telefoon.

Digitaal opslaan

Van de belastingdienst mag u de belastingdienst boekhouding digitaal bewaren. Dit heeft ook sterk hun voorkeur en ook mijn voorkeur. Op deze manier kan je het overzichtelijk houden en dan is de kans dat je iets kwijtraakt minimaal. En bovendien blijf alles leesbaar.

Je mag alleen zaken op papier bewaren indien het om een kleine administratie gaat die overzichtelijk is en snel is te controleren.

Belastingcontrole en mogelijke gevolgen

Indien er bij een controle niet te vast te stellen is dat de cijfers kloppen,  dan heeft de belastingdienst het recht zelf een schatting te maken van de winst die gemaakt is.

Persoonlijk ben ik van mening dat de eerste algemene indruk van de belastingdienst boekhouding uitermate belangrijk is. Heb je alles op orde en kan je direct alles overhandigen, dan maak je een eerste goede indruk en dan zal de inspecteur redelijk snel de controle uitvoeren.

Kan je dat niet, dan gaat als het ware een alarmbel af. Ze zullen dan veel kritischer alles tegen het licht houden en ook diepgaander gaan controleren.

Wel moet ik zeggen, dat uit mijn ervaringen dar er prima met de belastingdienst in Nederland valt te werken. Je kunt afspraken maken over bepaalde zaken en hebben vaak  ook wel begrip voor ondernemers. Dit is bijvoorbeeld in Duitsland heel anders. Daar is de regel de regel en uitzonderingen bestaan niet.

Conclusie

Zorg er gewoon voor dat je een goed boekhoudprogramma hebt en dat je alles netjes bewaard. Het kan eventueel ook in Excel, maar houdt altijd rekening met de bewaartermijn van zeven jaar. Of je nu aan online boekhouden doet met een online boekhoudprogramma, het moet gewoon op orde zijn. Dan zal je met de belastingdienst weinig of geen problemen hebben.  De prijzen voor beschikbare boekhoudprogramma`s zoals e-boekhouden.nl, Myfinance of Rompslomp zijn mijn inziens dermate laag dat ik deze opties de voorkeur zou geven.

En vergeet niet, je doet het niet alleen voor de belastingdienst, de administratie is de basis van jouw onderneming. Het is niet alleen de belastingdienst boekhouding.