Het maken van een begroting is in verschillende situaties van groot belang. Bijvoorbeeld als je een offerte dient te uit te brengen. Dan dien je de kosten die een project met zich meebrengt te begroten.
Maar ook voor interne doeleinden is het van belang. Je dient wel een goede afweging te maken en niet voor alle kleine projecten een uitgebreide begroting te maken. Dan schiet je het doel voorbij.
Hoe maak je een goede begroting?
Je dient een goede inschatting te maken van alle kosten en opbrengsten. Vaak kan je gebruik maken van historische data, waarop je jouw prognoses kunt baseren. Hiervoor heb je de gegevens uit jouw boekhoudprogramma nodig.
De kosten zijn doorgaans eenvoudiger te beramen dan de opbrengsten. Bij opbrengsten komt er meer onzekerheid om de hoek kijken. Ook dien je dan het gedrag van mensen, de klanten, in te schatten.
De hulp van een boekhouder is aan te raden bij het opstellen van de begroting. Realistische inschatting van inkomsten en uitgaven.
Realistische en goed onderbouwde cijfers zijn essentieel. Ondernemers zijn vaak geneigd om de opbrengsten nogal eens te optimistisch te begroten.
In de praktijk heb ik dat zelf meerdere malen meegemaakt. Zonder enige onderbouwing wordt er dan vanuit gegaan, dat de omzet in het komende jaar ineens met 10% toeneemt. Er dient altijd een basis te zijn om dit te realiseren, welke regelmatig ontbrak.
Betrokkenheid van medewerkers
Bij het opstellen van een begroting is het ook van belang dat er een commitment bestaat om dit te gaan realiseren.
Hiervoor is het van belang dat je iedereen op dezelfde golflengte krijgt. Indien medewerkers niet geloven dat iets te realiseren valt, dan zal dat in de praktijk ook zo gaan uitpakken.
Onderbouwing van de cijfers
Daarom ben ik er ook een groot voorstander van, om dergelijke scenario`s te onderbouwen. Hoe ga je een omzetgroei realiseren? Is er sprake van een marktgroei, ga je nieuwe producten lanceren of kan je de prijzen verhogen?
Maar ook dien je de negatieve impact die op kan treden niet te vergeten. Komen jouw concurrenten met nieuwe producten, of komen er nieuwe concurrenten bij? Dat zijn allemaal zaken die je in een begroting dient op te nemen.
Het hoe te realiseren van een plan, is vaak nog belangrijker dan de cijfers zelf.
Het belang van een verschillenanalyse
Het opstellen van cijfers er hier naderhand niks meer mee doen, is zinloos. Je dient ook altijd periodiek te analyseren, waarom de werkelijke cijfers afwijken van hetgeen je had gepland.
Dit levert zeer waardevolle informatie op, waardoor je in de toekomst een realistischere begroting kan opstellen.
Optimaliseren van de bedrijfsvoering
Maar ook geeft het waardevolle informatie voor de bedrijfsvoering. Misschien levert een bepaalde marketingcampagne wel meer op dan, waarop je had gerekend. Dan kan je in de toekomst nog meer investeren in een dergelijke marketingcampagne, omdat het een goede return on investment oplevert.
Ondernemen is ook vaak analyseren en begrijpen wat er goed gaat en wat er minder goed gaat. Hierbij is het vaak eenvoudiger om hetgeen wat al goed gaat, nog beter te doen, dan hetgeen wat er niet goed gaat wel goed te doen. Externe factoren die moeilijk te beïnvloeden zijn, spelen hierbij vaak een grote rol.
Kasstroomoverzicht en winst- en verliesrekening
Een goede begroting bestaat zowel uit een winst- en verliesrekening en een cashflow planning. Je wilt uiteraard winst maken maar je wilt ook een positieve kasstroom genereren.
Beide zijn voor een onderneming van groot belang, voor een gezonde toekomst.
Levert een project volgens de begroting winst op, maar ontbreken de financiële middelen om het project uit te voeren, dan zal je op zoek moeten gaan naar een zakelijke financiering.
