De tijden dat je handmatig, aan de hand van bankafschriften, bankmutaties diende te boeken is voorgoed verleden tijd. Elk online boekhoudprogramma, een gratis boekhoudprogramma uitgezonderd, biedt wel de mogelijkheid om deze semi-automatisch of volledig automatisch te verwerken. Bankmutaties inlezen is dan ook iets wat zeker op de checklist van het online boekhouden vergelijken dient te staan.

Hoe werkt het bankmutaties inlezen?

Er zijn twee mogelijkheden. Te weten het downloaden en uploaden van banktransacties in een specifiek formaat en het verbinden van het online boekhoudprogramma met de online omgeving van het internet bankieren.

Bankgegevens uploaden en importeren in de boekhouding

Het meestvoorkomende formaat is het MT940 formaat. Elke Nederlandse bank biedt wel de mogelijkheid om een bestand voor de zakelijke rekening in een dergelijk formaat te downloaden.

De stappen die je dient te doorlopen zijn vrij simpel. Creëer het bestand en sla het bestand op. Daarna kan je dit bestand inlezen via een interface binnen het boekhoudprogramma. Bij elk programma werkt het weer net iets anders, maar over het algemeen is het vrij vanzelfsprekend.

Wij hebben als voorbeeld het programma e boekhouden genomen, omdat wij hier zelf mee werken. In het menu kies je voor importeren wat je in het menu invoeren kunt vinden. Vervolgens krijg je op het scherm een aantal opties. Hier kies je voor de optie “nieuwe gegevens importeren”. Vervolgens kies je het bestand wat je hebt geëxporteerd vanuit het online bankieren en importeer je deze.

Automatisch matchen van bedragen en facturen

Wat de software vervolgens doet is uitermate handig. Op basis van het factuurnummer en het bedrag worden de betalingen van een debiteur of crediteur aan de openstaande posten gekoppeld. Indien er een match is worden deze vervolgens automatisch verwerkt. Alleen posten die niet kunnen worden herkend dien jezelf handmatig toe te wijzen. Dit zijn bijvoorbeeld de bankkosten of ontvangen rente. Deze zie je terug onder de kop “niet verwerkte afschrift regels”.

Het is dan ook aan te bevelen om eerst de facturen, zowel uitgaand als ingaand te verwerken, alvorens de bankmutaties te verwerken. Op deze manier profiteer je optimaal van de het bankmutaties inlezen en heb je de grootste kans dat alle bankmutaties automatisch kunnen worden verwerkt. .

Een automatische bankkoppeling

Dit is niet bij elk boekhoudpakket mogelijk en ook niet mogelijk voor elke bank. E boekhouden biedt dit wel aan. 

Je kan de gegevens van bijvoorbeeld de Rabobank, ABN AMRO, KNAB en de ING automatisch koppelen. Hiervoor dien je wel een soort van addon te installeren, waar je vaak een klein bedrag voor dient te betalen. Voor bijvoorbeeld de Rabobank kost dit 2,50€ per maand. Dit zijn overigens kosten die door de bank in rekening worden gebracht en niet door de eigenaar van e boekhouden. 

De verwachting is overigens dat met de komst van PSD2, de wet die het delen van bankgegeven mogelijk maakt, dat meer boekhoudprogramma`s een bankkoppeling gaan aanbieden. 

Heb je veel betalingen dan kan dit een handige optie zijn. Aan de andere kant neemt het downloaden en importeren weinig tijd in beslag, zeker voor een boekhouding eenmanszaak. Het proces van automatisch verwerken is praktisch hetzelfde bij een volautomatische koppeling en het handmatig importeren van een bestand. 

Als de boekhoudsoftware geen factuur kan toewijzen dan dien je deze alsnog handmatig te verwerken. Daar verandert een bankkoppeling niks aan. Aan de andere is het bedrag wat je voor de koppeling betaalt dermate laag, dat indien het aangeboden wordt ik er persoonlijk gewoon gebruik van zou maken.

Werk regelmatig de bankgegevens bij

Omdat het op deze manier wel erg eenvoudig wordt om de bankmutaties in de boekhouding te verwerken, zijn er eigenlijk geen excuses om dit niet regelmatig te doen. Op die manier behoud je een goed inzicht in de openstaande posten van de debiteuren.

Het opvolgen van de betalingen van de debiteuren is gewoonweg ontzettend belangrijk. Wanneer iemand niet of niet op tijd betaalt dan dien je hier direct actie op te ondernemen. Dit om te voorkomen dat het openstaande bedrag te hoog oploopt of dat de debiteur op de een of andere manier verdwijnt. Bijvoorbeeld als gevolg van een faillissement.