Een bankafschrift verwerken is een van de boekhoudkundige activiteiten die je frequent dient uit te voeren. Hoe frequent dit is, hangt grotendeels af van de grootte van jouw onderneming. 

Met een paar betalingen en ontvangsten per week, is het niet nodig om dit elke dag te doen. Heb je echter tientallen of zelfs honderden betalingen per week, dan zou ik persoonlijk adviseren om dit wel dagelijks te doen. Dagelijks bankafschriften verwerken klinkt als een hele opgave. Dit valt in de praktijk echter erg mee. Zeker indien je gebruik maakt van een volautomatische bankkoppeling, dan neemt het slechts weinig tijd in beslag.

Handmatig verwerken van bankafschriften

Dit komt in de praktijk bijna niet meer voor. Alleen indien je de boekhouding in excel bijhoudt, zal je dit op deze manier dienen te doen. Indien je bankafschriften handmatig verwerkt dan dien je elke regel van het bankafschrift via een journaalpost te verwerken.

Importeren van een bankbestand

Een van de gebruikte methode bij het online boekhouden is het exporteren van de gegevens van een bankafschrift via een MT950 of een CAMT.053 bestand.

Praktisch elk online boekhoudprogramma biedt wel de mogelijkheid om een dergelijk bestand in te lezen. 

Indien jouw boekhoudprogramma deze mogelijkheid niet biedt, dan wordt het echt tijd om op zoek te gaan naar een ander boekhoudprogramma. Na het exporteren van dit bestand dien je deze vervolgens weer in te lezen in het online boekhoudprogramma.

Het verwerken van het bankbestand in de boekhouding

Na het inlezen van het CAMT.053 of het MT940 bestand zal het boekhoudprogramma vervolgens op zoek gaan naar de bijbehorende facturen om zodoende de betalingen te kunnen verwerken. 

Dit wordt bijvoorbeeld gedaan op basis van bedragen en datum. Indien de bijbehorende factuur wordt gevonden, dan hoef je alleen nog te bevestigen en vervolgens zal de boeking automatisch in de boekhouding worden verwerkt. Op deze manier kost een bankafschrift verwerken weinig tijd.

Handmatig verwerken van verschillen

In sommige gevallen zullen er een paar bedragen overblijven die je nog handmatig dient te verwerken. In sommige gevallen ontbreekt de factuur in de boekhouding, of het bedrag stemt niet overeen. 

Het is in onze ogen zaak ervoor te zorgen dat de bedragen die open blijven staan direct worden uitgezocht en alsnog via de bijbehorende journaalpost worden verwerkt. Indien je dit niet doet, dan zal het op een gegeven  moment erg onoverzichtelijk worden.

Om te voorkomen dat betalingen niet automatisch kunnen worden verwerkt, is het noodzakelijk dat je eerst alle inkomende en uitgaande facturen verwerkt.

De volledige automatische bankkoppeling

Een aantal online boekhoudprogramma`s biedt ook de mogelijkheid om een volledig automatische koppeling op te zetten tussen het boekhoudprogramma en de bankrekening. 

Op die manier hoef je dan niet langer zelf een bestand te downloaden, maar worden banktransacties automatisch verwerkt. Op deze manier kost het verwerken van een bankafschrift bijna geen tijd meer.

Tegenwoordig is het zo dat dit zelfs realtime gebeurd. In het verleden werd dit bijvoorbeeld dagelijks gedaan. Op deze manier heb je in de boekhouding altijd overzicht betreffende het banksaldo.

Met welke boekhoudprogramma`s kan je bankafschriften automatisch verwerken?

In onderstaand overzicht vind je de actuele stand van zaken betreffende de mogelijkheden om een volledig automatische bankkoppeling op te te zetten. Let wel dat boekhoudsoftware continue wordt verbeterd. Staat jouw zakelijke bankrekening er niet tussen, dan zou ik het even navragen of dit inmiddels al in de planning staat.

Verschillen verwerken

Ook bij een volledig automatische koppeling geldt ook dat je dient te controleren dat de transacties allemaal kunnen worden verwerkt. Resterende bedragen dien je zo snel mogelijk uit te zoeken en alsnog te verwerken. Een bankafschrift verwekren betekent dat je alle bedragen boekhoudkundig dient te verwerken. Ook de bedragen die niet volledig automatisch worden verwerkt.

Ook al worden de meeste transacties automatisch verwerkt, zorg ervoor dat je dit toch regelmatig doet. Dit is namelijk in mijn opinie het gevaar bij een volledig automatische bankkoppeling. Je gaat denken dat het allemaal vanzelf gaat en kijkt er vervolgens niet meer naar om. 

In mijn opinie zou je bovendien altijd naar de niet geboekte banktransacties dienen te kijken, alvorens je debiteuren gaat aanmaken’. Op de manier voorkom je dat je ten onterechte aanmaningen gaat versturen.