administratieve organisatie

Veel ondernemers onderschatten het thema administratieve organisatie nogal eens. Hierbij dien ik wel te zeggen dat dit thema steeds belangrijker wordt naarmate jouw onderneming groeit. Voor een zzp`er is het daarom minder belangrijk dan voor een MKB ondernemer met meerdere werknemers. Maat toch zijn er een aantal uitgangspunten die je ook als zzp`er op orde dient te hebben.

Wat is administratieve organisatie

Dit zijn de regels en procedures die het administratieve proces vastleggen.

Dan zou je in eerste instantie denken, dit is administratieve rompslomp waar ik niet op zit te wachten. En helaas gaat het hier dan ook regelmatig mis. Een administratieve organisatie die niet op orde is, nodigt uit tot het maken van fouten en nog erger, fraude.

Een simpel voorbeeld is dat indien dezelfde persoon inkoopfacturen kan inboeken en ook betalingen kan verrichten. Op die manier kan iemand eenvoudig frauduleuze facturen inboeken en vervolgens ook uitbetalen. De manier waarop dit wordt uitgevoerd wordt steeds geraffineerder. 

Dit is slechts een voorbeeld waar het in de praktijk nogal eens mis gaat. Er zijn echter nog talrijke andere gebieden waarvoor het verstandig is de verantwoordelijkheden vast te leggen.

Tekenbevoegdheden vastleggen om uitgaven te controleren

Erg belangrijk hier is om ook de tekenbevoegdheden vast te leggen. Wat zijn bijvoorbeeld de maximumbedragen waarvoor een medewerker het bedrijf mag binden. Denk hierbij aan een inkooporder proces, waarbij er boven een bepaald bedrag een extra handtekening is vereist. Daarentegen wil je natuurlijk niet dat voor elk rolletje plakband er 3 handtekeningen zijn vereist.

Misschien denk je dat dit niet direct te maken heeft met het boekhouden, maar dat is een misverstand. Een boekhouding dient volledig en correct te zijn. En dit bereik onder meer door een goede administratieve organisatie. 

Kortingen en prijzen vastleggen

Maar ook op het gebied van prijzen. Wat zijn bijvoorbeeld de maximale kortingen die een verkoopmedewerker mag verstrekken aan klanten. Hiermee voorkom je dat een vriend of familielid een extra hoge korting ontvangt.

Zelf heb ik er ervaring mee dat dit een zeer kritisch proces is. In een van mijn rollen als CFO heb ik te maken gehad met een vertegenwoordiger die extra lage prijzen in rekening bracht aan een distributeur en vervolgens via een omweg hiervoor werd beloond.

Begin met risico`s te inventariseren

Bij het opzetten van de administratie organisatie dien je als eerste de risico`s te inventariseren. Op het gebied van boekhouden zijn er een aantal standaard functiescheidingen die je zou moeten invoeren. Denk aan het eerder genoemde voorbeeld om de persoon die de inkoopfacturen verwerkt in het boekhoudprogramma niet degene is die ook de betalingen uitvoert.

Hiervoor zou je kunnen overwegen het advies van een boekhouder in te winnen. Een externe adviseur ziet vaak zaken die jezelf snel over het hoofd ziet. Een frisse blik van buiten kan in deze nooit kwaad.

Ook is het aanrader eens een kijkje te nemen op de website van de fraudehelpdesk. Dit geeft je een goed inzicht in waar je op dient te letten en waar er in de praktijk vaak wordt gefraudeerd.

Extra controlemaatregelen voor kleine ondernemers

In kleinere ondernemingen zal het echter lastig zijn om een dusdanige functiescheiding door te voeren dat alle fraudes zijn uit te sluiten. In dat geval is het van belang dat je als ondernemer zijnde hier extra alert op bent. 

Zo kan je bijvoorbeeld regelmatig de crediteurenbetalingen controleren. Zie je hier rare dingen terugkomen?. Bijvoorbeeld leveranciers die je niet kent, of leveranciers die veel geld ontvangen ten opzichte van hetgeen zij leveren. Controleer steekproefsgewijs eens een aantal facturen. Is het hetgeen in rekening wordt gebracht ook daadwerkelijk geleverd en uitgevoerd. En klopt het bankrekeningnummer op de factuur wel.

Leg de basis procedures vast op papier

Daarnaast bevat de administratieve organisatie ook instructies als hoe vaak de banken geboekt dienen te worden, wanneer je debiteuren gaat aanmanen en dergelijke.

Maar ook instructies over welke kosten op welke grootboekrekening deze tijdens het online boekhouden dienen te worden geboekt. Op die manier zorg je voor een consistentie boekhouding, wat erg belangrijk is voor goede informatievoorziening.

Dit zou je eigenlijk dienen vast te leggen in documenten die voor een ieder beschikbaar zijn. En deze ook duidelijk communiceren via trainingen. Ook hier geldt weer dat je dit zou moeten aanpassen aan de grote van de onderneming. Het heeft natuurlijk geen zin voor een zzp`er om uitgebreide procedures op papier te gaan zetten.

Extra aandacht vereist bij verenigingen en stichtingen

Waar het in de praktijk ook nog wel eens mis gaat is bij verenigingen en stichtingen. In mijn opinie zou elke vereniging een minimale set van basis procedures op papier dienen te zetten. 

Het is dan de verantwoordelijkheid van de kascommissie om erop toe te zien dat deze procedures worden nageleefd. 

Interne controle en interne beheersing

Tegenwoordig wordt er onderscheid gemaakt tussen administratie organisatie, interne beheersing en interne controle. Interne beheersing is meer gericht op processen die ervoor dienen te zorgen dat de doelstellingen van een onderneming worden behaald. 

In de praktijk zie je vaak de combinatie AO / IB of AO / IC voorbijkomen. AO IC staat voor administratieve organisatie en interne controle. Al deze begrippen zijn erg nauw met elkaar verbonden en worden daarom regelmatig door elkaar gebruikt. 

In mijn opinie staat AO meer voor de procedures en processen die de administratieve structuur van de onderneming bepalen. Interne controle focust zich er meer op dat de bedrijfsmiddelen correct worden aangewend.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een procedure voor reis- en verblijfkosten. In welke hotelcategorie mogen medewerkers verblijven en dienen zij economy class te reizen of is ook business class toegestaan. De administratie organisatie bepaald vervolgens de procedure hoe dit in de praktijk wordt uitgevoerd.

Edwin is zeer ervaren op het gebied van boekhouden. Als CFO voor verschillende internationale bedrijven is hij een expert op het gebied van boekhouden, boekhoudprogramma`s en belastingen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.